Nuo 2011 m. sausio 1 d., vadovaujantis Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės (nuo 2011 m. sausio 1 d. - Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba) 2010 m. spalio 18 d. įsakymu Nr. V-46, įsigaliojo nauja Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės (toliau - Rodyklė) redakcija (Žin., 2010-10-21, Nr. 124-6362).

Tenka pažymėti, kad iki šio įsakymo paskelbimo, buvo paskelbtas Rodyklės projektas, kurį įgyvendinus, būtų kardinaliai pakeisti visi dokumentų saugojimo terminai, kas būtų įtakoję nemažai pasikeitimų ir pačiame dokumentų valdymo procese. Tačiau įsigaliojusi Rodyklė tokių didelių pasikeitimų neatnešė.

Pasikeitė Rodyklės struktūra ir saugojimo terminų nurodymas. Taip pat pasikeitė ir pačių dokumentų rūšių įvardijimas Rodyklėje, dokumentų klasifikacija pritaikyta prie šiuolaikinių dokumentų valdymo realijų (beje, tai praktikoje jau kuris laikas ir buvo naudojama). Tad atsirado tokios grupės, kaip Teisinio reguliavimo ir veiklos organizavimo dokumentai (buv. Organizacinė - tvarkomoji veikla), Personalo valdymo dokumentai (buv. Kadrai), Audito dokumentai (buv. Kontrolė) ir kt. Kartu pakeisti ir kai kurių pačių dokumentų (bylų) pavadinimai. 

Tačiau, žinoma, aktualiausi pakeitimai dirbantiems dokumentų valdymo srityje, yra konkrečių dokumentų saugojimo terminų pakeitimai. Pavyzdžiui, sutrumpėjo personalo valdymo dokumentų saugojimo terminai. Visi šios srities dokumentai, kurių saugojimo terminas anksčiau buvo 75 m., nuo šiol saugomi 50 m. (privačių juridinių asmenų ir tų įstaigų, kurios dokumentų neperduoda valstybiniam saugojimui). Tai visi teisės aktai persnalo klausimais, asmens bylos, asmens sąskaitų kortelės, darbo sutartys ir pan. 

Tokių, "sutrumpinimų" yra ir daugiau, tad nuo šiol būtina atsižvelgti į tai tiek sudarant dokumentacijos planus, tiek tvarkant dokumentus.

IĮ "Dabura" įsigijo pramoninį dokumentų naikiklį, kurio pagalba naikiname konfidencialius, archyvinius dokumentus, kurių saugojimo terminas pasibaigęs, kitus dokumentus ar konfidencialią informaciją. 

Norintiems konfidencialiai sunaikinti dokumentus, suteiksime visą informaciją kaip tai padaryti saugiai, greitai ir konfidencialiai.  

Įforminsime visą reikiamą dokumentaciją dokumentų sunaikinimui.    

Į mus dažnai kreipiasi klientai, klausdami kaip jie turėtų sunaikinti savo įmonės ar įstaigos veiklos dokumentus. Pabandysime trumpai aprašyti, kokios yra nustatytos procedūros teisės aktuose ir kaip tai galima atlikti praktiškai.

Primename, kad dokumentus naikinti galima tik atlikus jų ekspertizę, kai pasibaigia teisės aktų nustatyti terminai ir kai yra sudaryti to laikotarpio ilgo ir nuolatinio saugojimo dokumentų apyrašai.  

Pačios dokumentų sunaikinimo procedūros teisės aktų leidėjai nėra reglamentavę. Dokumentų ir archyvų įstatymo 14 str. 3 d. nustato, kad naikinti atrinkti juridinių asmenų dokumentai turi būti sunaikinti. Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 53 p. nustato, kad dokumentai turi būti sunaikinti taip, kad juose esanti informacija būtų neatpažįstama. Šiek tiek konkrečiau ši procedūra nustatyta Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklėse. Kartu su šiomis taisyklėmis patvirtintoje dokumentų naikinimo akto formoje yra numatyta, kad naikinant dokumentus nurodomas dokumentų naikinimo būdas ir sunaikinimo data. Vadinasi, dokumentų savininkai patys turi pasirinkti būdą, kaip jų atrinkti naikinti dokumentai bus sunaikinti.

Pirmas būdas - dokumentus sunaikinti su specialiais naikininimo aparatais. Šis naikinimo būdas - patikimas, saugus ir efektyvus. IĮ "Dabura" dokumentus naikina su profesionaliu dokumentų naikikliu, todėl gali sunaikinti labai didelius dokumentų kiekius greitai, saugiai ir patikimai.

Antras būdas - dokumentus patikėti dokumentų valdymo paslaugas teikiančiai įmonei, kuri, pasirašiusi sutartį su dokumentų savininku, perduos juos pakartotiniam perdirbimui ir kontroliuos, kad šie dokumentai būtų tinkamai sunaikinti. Šis variantas kainuoja pigiau, o rezultatas panašus - dokumentai yra sunaikinami taip, kad juose esanti informacija yra neatpažįstama. Šis būdas netinkamas konfidencialiems dokumentams naikinti.  

Sveiki atvykę į atnaujintą Dabura.lt puslapį.

Tikimės, kad šioje svetainėje rasite sau naudingos informacijos dokumentų valdymo ir kt. klausimais.

O mes, savo ruožtu, tikimės malonaus bendradarbiavimo.

Linkime gero naršymo!