Į mus dažnai kreipiasi klientai, klausdami kaip jie turėtų sunaikinti savo įmonės ar įstaigos veiklos dokumentus. Pabandysime trumpai aprašyti, kokios yra nustatytos procedūros teisės aktuose ir kaip tai galima atlikti praktiškai.

Primename, kad dokumentus naikinti galima tik atlikus jų ekspertizę, kai pasibaigia teisės aktų nustatyti terminai ir kai yra sudaryti to laikotarpio ilgo ir nuolatinio saugojimo dokumentų apyrašai.  

Pačios dokumentų sunaikinimo procedūros teisės aktų leidėjai nėra reglamentavę. Dokumentų ir archyvų įstatymo 14 str. 3 d. nustato, kad naikinti atrinkti juridinių asmenų dokumentai turi būti sunaikinti. Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 53 p. nustato, kad dokumentai turi būti sunaikinti taip, kad juose esanti informacija būtų neatpažįstama. Šiek tiek konkrečiau ši procedūra nustatyta Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklėse. Kartu su šiomis taisyklėmis patvirtintoje dokumentų naikinimo akto formoje yra numatyta, kad naikinant dokumentus nurodomas dokumentų naikinimo būdas ir sunaikinimo data. Vadinasi, dokumentų savininkai patys turi pasirinkti būdą, kaip jų atrinkti naikinti dokumentai bus sunaikinti.

Pirmas būdas - dokumentus sunaikinti su specialiais naikininimo aparatais. Šis naikinimo būdas - patikimas, saugus ir efektyvus. IĮ "Dabura" dokumentus naikina su profesionaliu dokumentų naikikliu, todėl gali sunaikinti labai didelius dokumentų kiekius greitai, saugiai ir patikimai.

Antras būdas - dokumentus patikėti dokumentų valdymo paslaugas teikiančiai įmonei, kuri, pasirašiusi sutartį su dokumentų savininku, perduos juos pakartotiniam perdirbimui ir kontroliuos, kad šie dokumentai būtų tinkamai sunaikinti. Šis variantas kainuoja pigiau, o rezultatas panašus - dokumentai yra sunaikinami taip, kad juose esanti informacija yra neatpažįstama. Šis būdas netinkamas konfidencialiems dokumentams naikinti.