Lietuvos Respublikos teisės aktai nustato, kad tiek valstybės ar savivaldybės institucijų, įstaigų, tiek privačių juridinių asmenų veiklos dokumentai turi būti efektyviai valdomi ir prieinami jų pačių ar kitų asmenų poreikiams tenkinti, apsaugoti nuo sugadinimo, praradimo, neteisėto naudojimo, pakeitimo, naikinimo bei išsaugoti teisės aktuose nustatytą laiką. Už minėtų juridinių asmenų dokumentų valdymo organizavimą atsako vadovas arba jo įgaliotas asmuo.

Pati dokumentų valdymo sąvoka yra apibrėžta Lietuvos Respublikos Dokumentų ir archyvų įstatymo 2 str. 7 d. - valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės, valstybės įgalioto asmens, nevalstybinės organizacijos, privataus juridinio asmens vidaus administravimo sritis, kuri apima: dokumentų rengimą, tvarkymą, apskaitą ir saugojimą.

Tiek paties dokumentų valdymo sąvokos apibrėžimas, tiek dokumentų valdymo organizavimo tikslai įpareigoja juridinius asmenis savo veiklos dokumentus rengti taip, kad dokumentai būtų tinkamai įforminti, sutvarkyti ir apskaityti taip, kad būtų greitai randami ir kartu užtikrinamas jų saugumas bei įstaigos veiklos įrodymai ir iš tos veiklos išplaukiančios pasekmės.

Taigi tiek rengiant dokumentus, tiek juos tvarkant ir ruošiant perduoti į savo ar kitą archyvą, būtina laikytis teisės aktuose nustatytų reikalavimų. Tačiau nors šie reikalavimai nustato bendruosius principus dokumentų tvarkymui, praktiškai dokumentų tvarkymo specifika dėl skirtingų dokumentų saugojimo terminų, dėl skirtingų teisinių reguliavimų tam tikroje srityje ar savivaldybėje ir dėl kitų panašių niuansų, skiriasi priklausomai nuo juridinio asmens teisinio statuso, atskirų veiklos rūšių ir pan. Todėl prieš tvarkant savo įmonės, įstaigos ar organizacijos veiklos dokumentus būtina susipažinti ir su bendraisiais, ir su konkrečios veiklos dokumentų valdymą reglamentuojančiais teisės aktais.

Taip pat reikėtų nepamiršti, kad teisę tvarkyti kitos įstaigos dokumentus turi tik tokie juridiniai asmenys, kurie nustatyta tvarka yra gavę licenziją verstis šia veikla iš Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės. Perleisdami dokumentus tvarkyti privačiam asmeniui ar juridiniam asmeniui, kuris neturi teisės verstis šia veikla, rizikuojate savo dokumentų saugumu, nekvalifikuotai atliktu darbu.

Pagrindiniai LR teisės aktai, reglamentuojantys dokumentų valdymą:

• Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymas;
• Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės;
• Dokumentų rengimo taisyklės;
• Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklės;
• Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklė;
• Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės;
• Dokumentų saugojimo ir saugyklų įrengimo taisyklės;
• Nacionalinio dokumentų fondo dokumentų, kuriais disponuoja privatūs juridiniai ar fiziniai asmenys, perdavimo valstybės ar savivaldybių institucijoms, įstaigoms ar įmonėms tvarkos aprašas;
• Likviduotų juridinių asmenų dokumentų perdavimo toliau saugoti ir tai patvirtinančių pažymų išdavimo tvarkos aprašas;